Con la tecnología avanzando a la velocidad de la luz, las instalaciones de entrega de atención médica están constantemente actualizando sus tecnologías para mejorar la calidad de la atención al paciente y la prestación de servicios críticos. Sin embargo, el proceso de introducir nuevos equipos médicos no es tan simple como simplemente la instalación del equipo.
La implementación exitosa de equipos marca la diferencia entre un cambio sin problemas y uno mal ejecutado que interfiere con la prestación de atención al paciente. La importancia de una planificación precisa y con un propósito.
Los despliegues exitosos de equipos médicos comienzan con la participación de las partes interesadas. Los interesados incluyen a los médicos, los departamentos de TI, los representantes de la instalación y los representantes de la administración del hospital. Estos interesados tienen trabajos y puntos de vista diversos y conocen todos los detalles de sus necesidades individuales. Este enfoque garantiza que toda la organización participe en el despliegue y se adapte a las necesidades de aquellos que utilizan el equipo a diario.
La creación de un cronograma de despliegue requiere atención a los detalles. Es mejor trabajar hacia atrás desde los requisitos clínicos, incluidas las ventanas de capacitación, los períodos de examen y las pruebas de integración. Los mejores gerentes de proyectos saben que los entornos de atención médica están llenos de incógnitas, por lo tanto, incorporan tiempos de amortiguación en cada fase. Por otro lado, los mejores proveedores actúan como socios reales, no solo como proveedores.
El Departamento de Adquisiciones/Abastecimiento debe definir objetivos y niveles de informe en los acuerdos de nivel de servicio y establecer canales de comunicación claros. Los proveedores ideales tienen experiencia y pueden brindar orientación durante la implementación.
Los entresijos del cumplimiento.
Los despliegues de equipos de atención médica están acompañados de riesgos que no pueden evitarse y deben prevenirse. Aquí hay algunos pasos que los hospitales pueden tomar para asegurarse de que cumplen con las normativas:
Realizar un análisis exhaustivo de modos de falla y efectos en cada equipo para determinar cómo podría fallar y afectar la atención al paciente y proporcionar un plan de respaldo en caso de falla.
Desarrollar un plan para cada riesgo, describiendo el control implementado en caso de que ocurra el evento. El factor de riesgo más prevenible es la falla de comunicación.
Desarrollar rutas de escalada claras y asegurar que las líneas de mando claras permitan a las personas que toman decisiones hacerlo rápidamente. Las reuniones diarias de estado pueden detectar problemas menores antes de que se conviertan en problemas mucho mayores. Por ejemplo, instalamos máquinas de anestesia en las salas de operaciones en uno de mis proyectos de alta prioridad. Se requería que los técnicos trabajaran fuera del horario comercial habitual. Para garantizar una comunicación fluida y eficiente antes y durante la instalación, creé un mensaje de texto grupal con los miembros clave directamente involucrados en la implementación del proyecto. Como Gerente de Proyecto, actualicé regularmente a todas las partes interesadas a través de correos electrónicos diarios y reuniones semanales. Este enfoque mantuvo a todos conectados e informados según su nivel de participación y necesidad de conocimiento a lo largo del proceso. La seguridad del paciente siempre es una preocupación durante el despliegue. Solo después de simular el uso del nuevo equipo en el entorno clínico se puede permitir su uso en la atención real de los pacientes.
El uso de equipos médicos no se puede implementar sin cumplir con todos los requisitos legales y regulatorios. Aquí es donde el Departamento de Abastecimiento y Seguridad de la Información (IT Infosec) juegan un papel crítico para garantizar que se obtengan toda la documentación necesaria para confirmar el cumplimiento del producto con las normas y regulaciones relevantes, incluidas las pautas de la FDA, cuando corresponda. Este proceso también incluye la revisión del software incrustado y la verificación del cumplimiento del fabricante. Esta documentación es extremadamente importante para auditorías regulatorias y apoya la justificación del presupuesto y la planificación de futuras actualizaciones. En mi función actual, antes de emitir una orden de compra, nuestro equipo de proyecto asegura que el equipo haya cumplido con todos los requisitos legales y de cumplimiento. A partir de ahí, si se necesitan actualizaciones de software, evaluamos si serán realizadas por el proveedor o manejadas internamente y determinamos el método de implementación, especialmente al tratar con datos de pacientes sensibles de acuerdo con las regulaciones de HIPAA.
La validación es el proceso de verificar si el equipo es capaz de funcionar según lo previsto en su entorno particular. También es necesario verificar cómo opera el dispositivo durante condiciones normales y anormales que puedan ocurrir durante su uso. Por ejemplo, el equipo de alta prioridad (como ventiladores, monitores de pacientes y otros) necesita tener una batería de respaldo en caso de cortes de energía. Una vez que el equipo está en funcionamiento, los equipos técnicos y clínicos deben aprobarlo para mostrar que el equipo está listo en cuanto a rendimiento y expectativas de los usuarios.
La formación y adopción de la fuerza laboral.
La eficacia incluso de la mejor tecnología médica depende de su uso adecuado. Por esta razón, es importante llegar a las personas donde están y proporcionar formación en etapas con diferentes métodos para diferentes aprendices y niveles de sofisticación técnica. Algunas maneras de hacer esto son proporcionar sesiones de formación práctica, tutoriales y segmentos de microaprendizaje. Los superusuarios seleccionados del personal para proporcionar formación adicional y apoyo a otros miembros del departamento actúan como una forma de garantizar la continuidad del conocimiento dentro de los departamentos. Estas personas traducen el lenguaje técnico utilizado para describir el equipo y su uso al lenguaje cotidiano que el clínico entenderá y utilizará.
Las pruebas de competencia deben medir la eficacia de esta formación. Estas deben basarse en el uso real del producto y tener en cuenta no solo el uso técnico, sino también cómo puede integrarse en el flujo de trabajo actual. En mi lugar de trabajo, el despliegue no puede ocurrir a menos que el 80% del personal del departamento donde se utilizará el equipo haya completado con éxito la formación. El formador también mantiene un registro de los asistentes que asistieron a la formación para llevar a cabo el cumplimiento de la formación.
Es importante tener materiales de apoyo como guías de referencia rápida y guías de solución de problemas para garantizar que los usuarios puedan mantener el nivel de competencia requerido incluso después de que la formación haya finalizado.
El proceso de despliegue generará datos que se pueden utilizar para futuros despliegues. Estos datos deben incluir el cronograma, el costo, el proceso de entrega, la instalación y la satisfacción del usuario durante las fases de preimplementación e implementación. Permiten un análisis cuantitativo del despliegue de equipos y ayudan a evaluar dónde hay margen de mejora. Las revisiones de 30 días, 60 días y 90 días después de la implementación son cruciales para abordar los nuevos desafíos y evaluar los cambios dentro del rendimiento clínico. Las revisiones deben basarse en la opinión de los usuarios finales que pasan más tiempo con el equipo y, por lo tanto, pueden proporcionar información relevante al equipo de gestión de proyectos. Cabe mencionar que las analíticas de uso del equipo desplegado ayudarán a mejorar aún más el equipo. Estas analíticas revelan si hay funciones no utilizadas que pueden necesitar más formación o si hay patrones de uso inesperados que puedan indicar un flujo de trabajo deficiente o necesidades no satisfechas.
Las instalaciones de atención médica no pueden detener sus servicios de atención al paciente durante los cambios de equipos. Las estrategias que se pueden implementar para evitar interferencias y garantizar que cada departamento clínico pueda continuar sus operaciones durante el despliegue incluyen sistemas duales temporales, implementación paso a paso de departamentos, implementación por fases o integración del nuevo sistema durante períodos de baja demanda. La copia de seguridad de datos también es un proceso crítico que ayuda a minimizar los riesgos encontrados durante el proceso de transición. Por otro lado, los procedimientos de tiempo de inactividad deben explicarse detalladamente, así como las opciones analógicas para sistemas digitales y cualquier plan de acción de emergencia.
El despliegue de equipos médicos es un proceso de combinar la nueva tecnología con la estructura organizativa existente sin interrumpir la prestación de atención al paciente. Las estrategias efectivas de implementación incorporan la planificación, la gestión de partes interesadas y el monitoreo del rendimiento para garantizar que las organizaciones de atención médica puedan integrar nuevos equipos sin comprometer la calidad del servicio que se brinda a los pacientes.
Foto: chanut iamnoy, Getty Images
Ammarah Sulaiman trabaja con algunos de los hospitales más grandes del mundo y se especializa en la integración de equipos médicos, el desarrollo de infraestructura hospitalaria y el cumplimiento normativo. Tiene más de una década de experiencia en tecnología biomédica, gestión de proyectos de atención médica y coaching de liderazgo. Como fundadora de Phoenix Sunrise LLC, ha estado brindando coaching ejecutivo desde 2022, ayudando a los profesionales a mejorar el liderazgo y el crecimiento profesional.
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