Corriendo su primer nómina es emocionante, pero también puede ser abrumador e incluso un poco intimidante. ¿Cómo sabes si estás haciendo todo correctamente? ¿Qué pasa si no tienes toda la información que necesitas?
Para ayudarte, hemos preparado la lista definitiva de verificación paso a paso para su primera ejecución de nómina, incluyendo una lista de todos los documentos esenciales que necesitarás.
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Empleados por tamaño de la empresa
Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1,000-4,999), Empresa (5,000+)
Micro (0-49 Empleados), Pequeña (50-249 Empleados), Mediana (250-999 Empleados), Grande (1,000-4,999 Empleados)Micro, Pequeña, Mediana, Grande
Características
Soporte al cliente las 24/7, API
Lista de verificación paso a paso para la primera ejecución de nómina
Paso 1: Reúna todos sus documentos
Necesitará varios documentos para ejecutar su primera nómina, incluyendo un Número de Identificación del Empleador (EIN) y los formularios W-4 o W-9 para empleados. Hemos preparado una lista maestra de todos los documentos que necesitará en la siguiente sección, así que consulte eso mientras se prepara para ejecutar su primera nómina.
Paso 2: Abra una cuenta bancaria de nómina
Para ejecutar la nómina, necesitará una cuenta bancaria comercial, no una personal. La mayoría de las empresas utilizan una cuenta bancaria dedicada solo para la nómina para que el dinero no se mezcle con otros fondos. Si actualmente no tiene una cuenta bancaria comercial apartada para la nómina, considere abrir una.
Paso 3: Seleccione un período de pago
A continuación, deberá decidir con qué frecuencia va a pagar a los empleados. Muchas empresas siguen un calendario de pagos quincenal, mientras que otras prefieren dos veces al mes o incluso una vez al mes. Consulte nuestra guía de períodos de pago si necesita ayuda para determinar un calendario de pagos para su empresa. Asegúrese de cumplir con todas las regulaciones gubernamentales pertinentes al seleccionar un período de pago.
Paso 4: Configure su software de nómina
Si está utilizando un software de nómina (en lugar de ejecutar la nómina manualmente), deberá configurar su software de nómina antes de ejecutar la nómina por primera vez. Un software de nómina fácil de usar como SurePayroll lo guiará a través del proceso de configuración para asegurarse de que tenga todo lo que necesita para ejecutar su primera nómina con éxito.
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La interfaz de SurePayroll. Imagen: SurePayroll
Paso 5: Obtenga un seguro de compensación laboral
De los 50 estados, 49 de ellos exigen que las empresas tengan un seguro de compensación laboral para operar y pagar a los empleados (Texas es la única excepción). Algunos estados lo requieren, incluso si va a pagar a un solo empleado. Revise los requisitos de su estado y obtenga un seguro de compensación laboral conforme para estar listo para ejecutar su primera nómina.
Paso 6: Calcule el salario bruto
Ahora es el momento de empezar a calcular cuánto pagar a los empleados. Para empezar, necesitas calcular el salario bruto de cada empleado (es decir, los salarios antes de que se deduzcan impuestos, beneficios y otras deducciones).
Para empleados por hora, deberá revisar sus tarjetas de tiempo para precisión y calcular cualquier tiempo extra y tiempo libre remunerado necesario. Para empleados asalariados, no tiene que preocuparse por el tiempo extra, pero deberá calcular cualquier tiempo libre remunerado.
También deberá tener en cuenta cualquier pago adicional, como comisiones, bonificaciones y pagos retroactivos, para todos los empleados. El software de nómina como SurePayroll hará automáticamente estos cálculos por usted, acelerando el proceso y aumentando la precisión.
Paso 7: Calcule el salario neto
A continuación, debe calcular todas las deducciones y restarlas del salario bruto para obtener el salario neto de cada empleado. Primero, calcule los ajustes preimpuestos o exentos de impuestos, que incluyen primas de beneficios, contribuciones al fondo de jubilación, contribuciones a HSA y reembolsos de gastos.
Luego calcule los impuestos y retenga el impuesto federal sobre la renta, el impuesto de Medicare, el impuesto de Seguridad Social, el impuesto estatal sobre la renta, los impuestos locales y los embargos de salarios. Finalmente, tenga en cuenta las retenciones después de impuestos, como las contribuciones a Roth IRA. Nuevamente, utilizar un software de nómina automatizará estos cálculos en su nombre.
Paso 8: Revise las matemáticas
Ya sea que calcule la nómina manualmente o utilice un software de nómina, debe revisar las matemáticas antes de procesar la nómina para asegurarse de que todos los cálculos sean correctos. Esto le ayudará a evitar errores costosos, empleados descontentos e incluso multas gubernamentales por impuestos incorrectos.
Paso 9: Distribuya los pagos y las nóminas
Una vez que haya revisado todo, es hora de pagar realmente a sus empleados. La mayoría de los empleados recibirán su pago a través de depósitos directos, pero también puede pagarles mediante cheques de papel físico o tarjetas de pago. También debe generar una nómina para cada empleado y enviarla a ellos para que ambos tengan un registro de la ejecución de la nómina.
Más cobertura de nómina
Documentos necesarios para ejecutar su primera nómina
A continuación, hemos preparado una lista de verificación de todos los documentos que necesitará para ejecutar su primera nómina. Para obtener una explicación más detallada de estos documentos, consulte nuestra guía dedicada que explica los documentos que necesitará para la nómina con más detalle.
Información fiscal de la empresa
Número de Identificación del Empleador: Es utilizado por el gobierno federal de EE. UU. para rastrear sus depósitos fiscales. Puede obtener un EIN de forma gratuita en pocos minutos a través del sitio web del IRS. Consulte nuestra guía que explica qué es un EIN para obtener más información.
Número de Identificación de la Agencia Estatal: Es similar a un EIN y se utiliza para rastrear sus depósitos fiscales al gobierno estatal.
Tasa de contribución al seguro de desempleo estatal: Los 50 estados y D.C. tienen un impuesto de desempleo que se cobra a las empresas, pero cada uno cobra una tasa diferente y estructura su programa de seguro de desempleo de manera diferente.
Calendario de depósito de impuestos sobre la nómina: Principalmente los impuestos federales y estatales vencen trimestralmente, pero siempre es una buena idea verificar las fechas.
Documentos del empleado
Información personal: Necesitará el nombre legal completo de cada empleado, la fecha de nacimiento y la dirección actual para poder pagarles.
Fecha de inicio o terminación del empleo: Dado que esta es su primera ejecución de nómina, probablemente esté utilizando la fecha de inicio del empleado.
Número de presentación de impuestos: Esto será el número de Seguro Social del empleado o su Número de Identificación del Contribuyente (TIN), que es similar a un EIN para individuos.
Tasa de pago y detalles de compensación: Esto incluye no solo la tarifa por hora o los salarios mensuales, sino toda la información de compensación necesaria, como tasas de comisión y bonificaciones.
Información de retención: Esto especifica cuánto dinero debe ser retenido de cada cheque de pago para cubrir las contribuciones del empleado a beneficios e impuestos.
Formulario I-9: Este formulario verifica la elegibilidad de cada empleado para trabajar en los EE. UU.
Formulario W-4: Este formulario resume toda esta información para cada empleado.
Formulario W-9: Este formulario resume toda esta información para cada contratista independiente.
Información de la empresa
Cuenta bancaria de la empresa: Necesitará una cuenta bancaria de la empresa para pagar a los empleados e impuestos.
Contribuciones de la empresa: Como empleador, debe contribuir a ciertos beneficios, como seguro de salud.
Preguntas frecuentes
¿Qué debería hacer primero al configurar la nómina?
Al configurar la nómina por primera vez en los Estados Unidos, debe obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN) y reunir otros documentos necesarios. En los EE. UU., no puede ejecutar la nómina a menos que tenga un EIN, por lo que lo necesita para avanzar.
¿Por qué es importante una lista de verificación de nómina?
Una lista de verificación de nómina es esencial para que sus cálculos sean lo más precisos posible. Si no tiene una lista de verificación de nómina, entonces podría olvidar incluir horas extras, calcular deducciones de forma incorrecta o olvidar retener impuestos, todos errores costosos de corregir.
¿Cuánto tiempo tarda en procesarse la nómina?
Desde el principio hasta el final, puede llevar hasta una semana procesar la nómina. Dependiendo de lo grande que sea su empresa, puede tardar varios días en ejecutar la nómina y obtener todas las aprobaciones necesarias. Una vez que la nómina esté finalizada y enviada, generalmente tarda de uno a cuatro días en que los depósitos directos se realicen en las cuentas bancarias de los empleados.