Elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada puede mejorar enormemente la eficiencia y la producción de su equipo, mientras que elegir la metodología incorrecta tendrá exactamente el efecto contrario. Con tantas metodologías de gestión de proyectos diferentes disponibles, puede ser difícil elegir cuál es la adecuada para su proyecto. En esta guía, desglosamos las cinco metodologías de gestión de proyectos más populares para ayudarlo a decidir.
1. Lunes.com
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1,000-4,999), Empresa (5,000+)
Cualquier tamaño de empresa
Cualquier tamaño de empresa
Características
Desarrollo ágil, Análisis / Informes, API y más
2. Wrike
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1,000-4,999), Empresa (5,000+)
Mediana (250-999 Empleados), Grande (1,000-4,999 Empleados), Empresa (5,000+ Empleados)
Mediana, Grande, Empresa
Características
Desarrollo ágil, Análisis / Informes, API y más
3. Quickbase
Empleados por tamaño de empresa
Micro (0-49), Pequeña (50-249), Mediana (250-999), Grande (1,000-4,999), Empresa (5,000+)
Pequeña (50-249 Empleados), Mediana (250-999 Empleados), Grande (1,000-4,999 Empleados), Empresa (5,000+ Empleados)
Pequeña, Mediana, Grande, Empresa
¿Qué es una metodología de gestión de proyectos?
Una metodología de gestión de proyectos es un conjunto de herramientas y técnicas que ayudan a los equipos a organizar proyectos y realizar el trabajo de forma eficiente. Cada metodología de gestión de proyectos adopta un enfoque diferente para crear flujos de trabajo y procesos y estructura los entregables y plazos de manera diferente.
Principales 5 metodologías de gestión de proyectos
Metodología de cascada
La metodología de cascada es un proceso altamente estructurado y regimentado. A diferencia de algunas metodologías de gestión de proyectos flexibles, donde los equipos pueden moverse hacia adelante y hacia atrás entre fases, la cascada requiere que se complete un paso antes de pasar al siguiente. Cada fase se sucede a la siguiente como una cascada, como se puede ver en la captura de pantalla de Wrike, que es una herramienta de gestión de proyectos en cascada.
Las cinco fases de la metodología de cascada incluyen requisitos, diseño, implementación, verificación y mantenimiento. En la fase de requisitos, el equipo define las demandas esenciales que el proyecto debe cumplir. En la fase de diseño, el equipo diseña soluciones para cumplir con estos requisitos. En la fase de implementación, el equipo selecciona uno de los diseños y lo crea realmente. En la fase de verificación, el equipo prueba la construcción del producto para asegurarse de que cumple con los requisitos. En la fase de mantenimiento, el equipo continúa corrigiendo errores y mejorando el producto después de su lanzamiento.
Un ejemplo de un gráfico de metodología de cascada en Wrike. Imagen: Wrike
Pros y contras
Pros
Proceso altamente organizado y estructurado que mejora la responsabilidad.
Más fácil mantener los costos bajos y mantenerse dentro del presupuesto.
Los plazos precisos ayudan al equipo a cumplir con los plazos.
Mejor capacidad para medir el progreso.
Contras
La estructura rígida dificulta la adaptación a los cambios.
La mínima retroalimentación de los clientes y clientes puede llevar a problemas.
La prueba solo ocurre al final del ciclo de vida del proyecto, por lo que los problemas pueden pasar desapercibidos.
Cuando usar
La metodología de cascada es una buena elección para equipos que trabajan en proyectos que requieren un alto grado de precisión y confiabilidad, como las industrias de manufactura, construcción y aeroespacial. Este enfoque se utiliza mejor cuando el proyecto tiene un presupuesto, un cronograma y requisitos claros desde el principio y es poco probable que el cliente realice cambios en estos parámetros a mitad del proyecto.
Metodología ágil
Ágil es una colección de múltiples metodologías de gestión de proyectos, incluidas Scrum, Kanban y Lean. El software de gestión de proyectos ágil se centra en utilizar pasos incrementales para iterar un proyecto y adaptarse rápidamente al cambio. No hay fases establecidas como en la metodología de cascada, y los equipos pueden moverse hacia adelante y hacia atrás entre los diversos pasos según sea necesario. Ágil también prioriza la retroalimentación continua de todas las partes interesadas a lo largo de todo el proceso.
Hay cuatro principios principales de ágil, como se establece en el Manifiesto Ágil para el Desarrollo de Software, que se publicó originalmente en 2001. Los cuatro principios son:
Priorizar a las personas e interacciones sobre los procesos y herramientas.
Crear software funcional en lugar de documentación exhaustiva.
Centrarse en la colaboración con el cliente en lugar de la negociación de contratos.
Responder al cambio en lugar de seguir un plan estricto.
Priorizar tareas, como este ejemplo de Asana, es esencial para la gestión ágil de proyectos. Imagen: Asana
Pros y contras
Pros
Muy flexible y adaptable al cambio.
Fomenta el trabajo colaborativo y transversal.
Centrado en satisfacer las necesidades del cliente y recopilar comentarios de las partes interesadas.
Contras
Menos predecible debido al alto nivel de flexibilidad.
Recopilar comentarios de las partes interesadas prolonga el proceso de desarrollo.
La documentación puede no ser adecuada.
El proyecto puede exceder el plazo y el presupuesto debido a la falta de estructura.
Cuándo usar
Ágil es un buen enfoque para proyectos con requisitos ambiguos y en los que las partes interesadas desean estar muy involucradas en el proceso de desarrollo. Ágil se utiliza mejor en proyectos que no tienen plazos ajustados, ya que el enfoque iterativo a menudo prolonga el proceso. Ágil también puede ayudar a fomentar la colaboración de equipos multifuncionales si está buscando mejorar eso.
Metodología Scrum
Scrum es una metodología ágil específica que anima a los equipos a autoorganizarse para trabajar hacia un objetivo. Scrum recibe su nombre del rugby y adopta múltiples principios del mundo de los deportes, como aprender de la experiencia y adaptarse al cambio. Un equipo de scrum está compuesto por un scrum master, que educa al equipo sobre scrum y lidera las reuniones de scrum; un propietario del producto de scrum, que supervisa el registro del producto y la planificación de los sprints; y desarrolladores que realmente crean el software o producto.
Los equipos de scrum utilizan herramientas específicas llamadas artefactos y eventos específicos llamados ceremonias para realizar el trabajo. Los artefactos más importantes son el registro del producto, que es una lista de todo el trabajo que debe hacerse, clasificado por prioridad; el registro de sprint, que se refiere a las tareas de mayor prioridad que deben completarse para la próxima fecha límite; y el incremento del producto, que es todo el trabajo completado en un sprint. Algunas ceremonias de scrum comunes incluyen la planificación de sprint, las reuniones diarias de scrum, las revisiones de sprint, las retrospectivas de sprint y el mantenimiento del registro.
Un ejemplo de una plantilla de backlog de Scrum en Jira. Imagen: Jira
Pros y contras
Pros
Metodología de gestión de proyectos flexible y adaptable.
Los sprints cortos garantizan que el trabajo se complete rápidamente.
Funciona bien para proyectos de ritmo rápido.
Permite dividir proyectos grandes en entregables manejables.
Contras
Requiere un extenso entrenamiento para implementarse correctamente.
Los equipos pequeños pueden ser limitantes.
Difícil de escalar en toda la organización.
Difícil de integrar con otras metodologías de gestión de proyectos.
Cuándo usar
La mayoría de los sprints de scrum duran un mes o menos, por lo que scrum es una buena opción para productos o funciones que se pueden completar rápidamente. La mayoría de los equipos de scrum también son de menos de 10 personas, por lo que scrum es más adecuado para proyectos que no requieren un equipo muy grande para completar. Scrum también funciona para proyectos más grandes que se pueden dividir en incrementos más pequeños y luego asignar a un equipo de scrum.
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Metodología Kanban
Kanban es otra metodología ágil popular que utiliza un tablero kanban altamente visual para visualizar flujos de trabajo y seguir el progreso. Los tableros kanban originales consistían en notas adhesivas en pizarras blancas, y si bien algunos equipos todavía utilizan este método hoy en día, muchos de ellos han pasado a software kanban como Trello que ofrecen tableros digitales. Cada tarjeta kanban representa una sola tarea, y se clasifican en columnas en el tablero kanban según su estado.
Uno de los principales principios de Kanban es limitar cuántas tareas pueden acumularse en una sola etapa del flujo de trabajo en un momento dado. Esto ayuda a prevenir cuellos de botella y los retrasos relacionados y anima al equipo a completar completamente las tareas antes de pasar a la siguiente tarea. Debido a esto, el propietario del producto también puede reorganizar el registro según sea necesario sin interrumpir al equipo. Una vez que se completa una tarea, el trabajador selecciona otra tarjeta del registro para trabajar.
Un ejemplo de un tablero Kanban en Trello. Imagen: Trello
Pros y contras
Pros
Los tableros kanban visuales muestran el estado de las tareas de un vistazo.
Metodología simple que es más fácil de aprender que scrum.
Prioriza la finalización de tareas para que los equipos puedan hacer más trabajo.
Ayuda a reducir los cuellos de botella al aumentar la visibilidad.
Contras
No es adecuado para proyectos con muchas interdependencias.
Mejor para administrar el trabajo a corto plazo que la planificación a largo plazo.
Simplifica en exceso tareas complejas.
Cuándo usar
Los tableros kanban son mejores para gestionar tareas discretas que no se superponen mucho o tienen muchas interdependencias. Kanban también es mejor para gestionar el trabajo actual que debe completarse en un futuro cercano; una metodología diferente puede ser más adecuada para la planificación estratégica a largo plazo.
Lean
La fabricación ajustada comenzó en los Sistemas de Producción de Toyota en los años 50 y 60, y aunque aún es popular en la fabricación, desde entonces ha evolucionado en una metodología de gestión de proyectos más flexible que se utiliza en una variedad de industrias. La fabricación ajustada tiene dos pilares principales: mejora continua y respeto por las personas.
Otra cualidad que distingue a la metodología lean es que prioriza la reducción del desperdicio y el aumento de la eficiencia. Los ocho tipos de desperdicio que la fabricación ajustada busca reducir son: movimiento, inventario, espera, defectos, sobreproducción, transporte, sobreprocesamiento y potencial humano.
La metodología lean funciona bien en situaciones de fabricación. Imagen: ClickUp
Pros y contras
Pros
La reducción del desperdicio a menudo conduce a ganancias mejoradas.
La producción just-in-time ayuda a reducir el exceso de inventario y mejorar el flujo de efectivo.
Puede darle a su empresa una ventaja competitiva en un campo concurrido.
Contras
El margen de error es bajo.
Cualquier retraso o interrupción puede causar problemas para el inventario justo a tiempo.
Puede ser difícil obtener la aprobación para un cambio organizacional tan radical.
Cuándo usar
Lean no es solo una metodología de gestión de proyectos específica, es toda una filosofía empresarial, y como tal, es mejor implementada por empresas que están plenamente comprometidas con ella. Funciona especialmente bien en la fabricación, pero también tiene aplicaciones en la atención médica, las ventas, el marketing y el desarrollo de software.
Cómo elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada
La metodología de gestión de proyectos adecuada para sus necesidades dependerá de la naturaleza del proyecto, los miembros de su equipo y la cultura de su organización. No hay una metodología única que sea la mejor elección para cualquier proyecto o situación, por lo que debe considerar cuidadosamente el contexto y los requisitos para seleccionar la metodología de gestión de proyectos que se ajuste a ellos.
La misma empresa o incluso el mismo equipo pueden elegir una metodología diferente para cada proyecto según sea necesario. Por ejemplo, la metodología de cascada puede usarse para un proyecto con un plazo ajustado, mientras que la metodología kanban podría usarse para despejar una serie de tareas pequeñas de la cola. Incluso algunos equipos combinan dos metodologías diferentes para crear un enfoque que funcione para ellos.
Sea cual sea la metodología que elija, necesitará el software y las herramientas adecuadas para respaldarla. Consulte nuestras selecciones de expertos para el mejor software de gestión de proyectos para ver qué opciones hay disponibles.