El encuentro anual del Foro Económico Mundial, comúnmente conocido como Davos, da la bienvenida a más de 3,000 líderes globales de negocios, política y sociedad civil cada enero en la ciudad suiza homónima. Se reúnen para abordar temas urgentes como el cambio climático y los desafíos económicos y geopolíticos. Davos, que comienza el lunes y se extiende hasta el viernes, fue iniciado en 1971 por el economista alemán Klaus Schwab, quien inicialmente lo nombró el Simposio Europeo de Gestión.
Severin Podolak, jefe de gestión de eventos y operaciones del Foro Económico Mundial desde 2021, ayuda a diseñar el evento, gestionarlo y garantizar su éxito general. Antes de asumir este cargo, el Sr. Podolak ocupaba una posición similar en Swiss Re Group, una empresa de reaseguros con sede en Zurich. Tiene más de 20 años de experiencia en eventos y hospitalidad.
“Me encargo de los detalles más minuciosos de la reunión y soy la persona que se asegura de que la tecnología funcione, que las habitaciones estén lo suficientemente cálidas y que todos estén bien alimentados”, dijo. El horario de las sesiones, el alojamiento para los asistentes y el transporte hacia y desde Davos también están bajo la responsabilidad del Sr. Podolak.
Se sintió atraído por el puesto, dijo, porque tiene pasión por “orquestar eventos impactantes que impulsen el cambio global”.
“La misión del foro de mejorar el estado del mundo a través de la colaboración multi-stakeholder resuena profundamente con mis valores profesionales”, dijo el Sr. Podolak.
Davos, la reunión más grande del foro, se lleva a cabo en tres lugares: el Centro de Congresos; Kurpark Village, un chalet de madera temporal de casi 65,000 pies cuadrados que se estrenó en 2024; y el Estadio de Hielo de Davos, donde se juega hockey. Colectivamente, son conocidos como la Zona Segura y están a cinco minutos a pie el uno del otro.
El Sr. Podolak dijo que la reunión abarcaba más de 500 sesiones durante cinco días, de 8:30 a.m. a 9 p.m. Las sesiones incluyen paneles sobre temas globales como sostenibilidad, inteligencia artificial y el estado de la democracia en todo el mundo, y discusiones exclusivas en grupos pequeños y de resolución de problemas.
“Cada sesión, ya sea un desayuno, cena o una intervención ante un grupo grande, tiene un propósito”, dijo. “Nada de lo que organizamos es solo para hacer networking, aunque eso termina sucediendo.” Señaló que las organizaciones e individuos que asisten a la reunión planifican las fiestas posteriores y otros eventos sociales, no el Foro Económico Mundial.
La planificación del encuentro es un esfuerzo de todo el año para un equipo interno de eventos de 15 personas. “Tan pronto como termina un Davos, comenzamos a planificar el siguiente y nos reunimos semanalmente hasta dos meses antes, cuando comenzamos a reunirnos todos los días, a veces varias veces al día”, dijo.
La siguiente entrevista fue realizada por video y ha sido editada y resumida.
¿Puede ampliar más sobre lo que hace su equipo para Davos?
La principal responsabilidad del equipo de eventos es desarrollar el concepto general del evento y coordinar a los diferentes colaboradores, incluidos contratistas internos y externos. Planificamos el evento, negociamos contratos con proveedores, garantizamos el cumplimiento del presupuesto y gestionamos las relaciones con diversos interesados.
Nuestro equipo es responsable de toda la infraestructura y la fuerza laboral del evento, contratando alojamientos y proporcionando logística completa para participantes y personal, incluido el transporte. También creamos el concepto de alimentos y bebidas, gestionamos el transporte de mercancías y materiales, y manejamos la logística de las sesiones. Esto significa garantizar que cada sala de sesión esté equipada y configurada de acuerdo con los requisitos de la próxima sesión. Esto también incluye la gestión de aspectos tecnológicos como configuraciones de audio y video.
Después del evento, nuestro trabajo es garantizar que se recopile la retroalimentación relevante y que los hallazgos se incorporen al concepto del evento del próximo año.
¿Qué criterios utiliza para cambiar cómo se organiza Davos cada año?
La experiencia del asistente, por supuesto, es crucial. Tenemos personal en el lugar que recopila comentarios de los asistentes en el acto y realiza cambios para el año siguiente en consecuencia. En los últimos años, los participantes nos han dicho que querían lugares en nuestros recintos para tener reuniones informales entre sesiones. En respuesta, este año, tenemos salas de estar con mesas de diferentes tamaños y sofás y estaciones de comida y bebida donde la gente puede reunirse.
¿Cómo garantiza la seguridad en múltiples eventos y lugares?
Hay alrededor de 5,000 personas de seguridad en el lugar durante Davos, incluida la milicia suiza, la policía y empleados de empresas de seguridad privada. Algunos oficiales están uniformados mientras que otros no lo están, pero la seguridad es visible y hay múltiples controles en todo el recinto.
¿Cómo diseña la agenda para proporcionar una asignación de tiempo equilibrada?
Intentamos asegurarnos de que cada sesión aborde un tema relevante y tenga equilibrio y diversidad. Las sesiones duran aproximadamente de 45 minutos a una hora e incluyen una mezcla de personas de diferentes países, géneros e industrias.
¿Cómo garantiza que los eventos comiencen y terminen según lo programado?
Llegar tarde no es una opción porque transmitimos en vivo más del 50 por ciento de las sesiones. Las comenzamos a tiempo incluso si la sala no está llena o la gente todavía está entrando. A veces, se extienden, pero los moderadores se encargan de esto, y tenemos al menos 45 minutos entre sesiones para limpiar la sala y prepararla para la siguiente sesión.
¿Dónde se alojan los asistentes y cuáles son los arreglos para transportarlos desde sus hoteles a los eventos?
Tenemos contratos con más de 45 hoteles en Davos y la ciudad vecina de Klosters. La mayoría reserva alojamiento con nosotros al registrarse. Tenemos cuatro líneas de transporte que conectan los diferentes hoteles con los recintos. Además, todos los asistentes tienen acceso al transporte público gratuito hacia y desde los recintos.
¿Cómo maneja cualquier problema médico que pueda surgir?
Tenemos una enfermería en el Centro de Congresos con médicos en el lugar todo el día para cualquier cosa que pueda suceder.
Ha dicho que la sostenibilidad es una prioridad al organizar el evento. ¿Puede compartir más detalles?
La sostenibilidad es el núcleo de la organización, y tenemos muchas iniciativas para ser lo más ecológicamente responsables posible. Nuestro sistema de calefacción se proporciona solo con pellets de madera locales. No usamos aceite ni gas. Solo usamos iluminación LED y la mayoría de nuestra flota de transporte son vehículos eléctricos.
En cuanto a la comida, utilizamos tecnología de inteligencia artificial para determinar cuánto queda sin comer y qué se puede salvar. Donamos lo que podemos salvar a una organización benéfica local, 4Reasons, que dirige un restaurante emergente durante Davos que está abierto para todos. No hay costo para cenar, pero solicitan una donación.
¿Qué es lo que le quita el sueño durante Davos? ¿Qué le preocupa más?
En Davos, los días son largos y la carga de trabajo puede ser pesada. Por la noche, generalmente estoy tan exhausto que duermo como una piedra. Davos es el resultado de un año de preparación con un equipo muy competente, y estoy seguro de que tenemos control sobre lo que podemos manejar.
Sin embargo, en un evento complejo con tantos participantes y elementos en movimiento, no es posible predecir todo. Por lo tanto, mis esfuerzos se centran en cómo podemos manejar mejor las situaciones impredecibles. En última instancia, mis principales preocupaciones son sobre el equipo: mantenerlos saludables y equilibrar su trabajo durante el evento es de suma importancia.
¿Puede hablar sobre el momento de Davos, que comienza el día de la inauguración presidencial de EE. UU.?
Sabemos que la inauguración significa que puede haber una presencia política más pequeña de EE. UU. en la reunión. Este año, no sabemos qué sucederá porque los funcionarios del gobierno tienen hasta la fecha anterior al evento para registrarse. Sin embargo, todavía asisten un fuerte contingente de líderes empresariales y medios de comunicación de EE. UU.