Es difícil de creer que hayan pasado cuatro años desde que la pandemia golpeó, y las organizaciones siguen luchando con márgenes históricamente bajos y costos elevados, especialmente relacionados con el trabajo. Sobre todo, los proveedores han sido golpeados con contratos de pagadores cada vez más complejos y regulaciones federales, lo que dificulta la recuperación total.
Un informe de 2023 publicado por la American Medical Association revela un panorama sombrío de las presiones financieras que los proveedores han enfrentado desde la pandemia. Por ejemplo, los gastos laborales aumentaron a $839 mil millones, representando el 60% de los gastos hospitalarios, mientras que el crecimiento de la inflación alcanzó más del doble del crecimiento del IPPS en un 12.4% y 5.2%, respectivamente. Además, los reembolsos de los pagadores alcanzaron los $1.6 mil millones al mes, mientras que las negaciones de autorizaciones previas alcanzaron las 110,000.
Aunque la inflación y las escaseces de personal se han aliviado y los márgenes operativos continúan estabilizándose, la recuperación es lenta. El Informe Flash Nacional de Hospitales de Kaufman Hall de julio de 2024 muestra márgenes operativos del 3.8%, en comparación con el mes anterior (3.3%) pero por debajo de enero de 2024 (5.0%).
En resumen, la salud sigue en un estado precario de recuperación. Afortunadamente, hay pasos simples que los proveedores pueden implementar para optimizar su ciclo de ingresos y desbloquear los ingresos tan necesarios.
Aprovechando datos y análisis
Para optimizar el ciclo de ingresos, los proveedores deben identificar primero sus deficiencias más impactantes. La transparencia de datos y los análisis predictivos son vitales para este proceso. Cuando se combinan con soluciones de inteligencia empresarial y artificial, los análisis predictivos brindan a los proveedores una mayor visión del rendimiento del ciclo de ingresos y el comportamiento de los pagadores. Tener información completa permite una toma de decisiones mejor y más oportuna.
Comprender los patrones de reembolso de los pagadores en una variedad de tipos de reclamos permite a los proveedores aprovechar su personal de manera más estratégica. Por ejemplo, si ciertos pagadores no suelen remitir el pago por la prestación de servicios hasta el día 14 (independientemente del tipo de reclamo o cuándo se presentó), no hay razón para que un miembro del personal trabaje en una cuenta hasta el día 15 o 16. Este tipo de información ayuda a los proveedores a utilizar de manera más efectiva los escasos recursos de personal.
Otro ejemplo de aprovechamiento de datos y análisis es identificar qué pagadores rechazan más reclamos y por qué razón. En el caso de los rechazos por necesidad médica, comprender qué pagadores están en la parte superior de la lista de rechazos permite a los proveedores implementar esfuerzos adicionales para implementar medidas preventivas y estructurar el contenido de la apelación para que sea más efectivo y genere más rendimiento.
Mejorando la recaudación de efectivo con un enfoque estratégico
La popularidad de los planes de salud con deducibles altos (HDHPs) ha aumentado significativamente la responsabilidad financiera de los pacientes y ha dificultado que los pacientes paguen y que los proveedores recauden. Hoy en día, el costo máximo anual de bolsillo para una familia es de $16,100. El resultado es un aumento alarmante de la deuda médica. Hoy en día, el 66% de los estadounidenses tienen “facturas médicas pendientes o deuda médica”, de las cuales la mitad está en cobranzas.
Una forma de mitigar estos desafíos es ayudando a los pacientes a pagar por la atención que necesitan. Esto comienza alineando los procesos de la parte delantera con los esfuerzos de cobro de la parte trasera, como ofreciendo a los pacientes estimaciones de su responsabilidad financiera antes de recibir el servicio. Esto debe abordarse con una mentalidad de educación y ayudar a los pacientes a comprender lo que deben, no solo sobre cobrar.
Otra forma de agilizar las colecciones es facilitar a los pacientes el pago. Esto significa ofrecer planes de pago personalizados basados en la propensión de pago de un paciente, al mismo tiempo que les da la capacidad de agregar facturas médicas adicionales con el tiempo. Si bien muchas organizaciones ofrecen planes de pago, generalmente no brindan esa opción hasta que el paciente lo solicita o después de que caen en incumplimiento. Ser proactivo muestra a los pacientes que sus proveedores se preocupan por ellos.
Ofrecer a los pacientes herramientas digitales como un portal de pagos de pacientes, pagos móviles, estados de cuenta electrónicos, pagos por teléfono automatizados y recordatorios de pago por mensaje de texto ayuda a las colecciones al facilitarles el pago de la manera que mejor se adapte a su presupuesto y estilo de vida. Para tener éxito, los proveedores deben dar a los pacientes la capacidad de elegir sus opciones de comunicación y pago favoritas según sus preferencias.
Descubriendo ingresos no aprovechados
Además de mejorar la eficiencia de los procesos, aprovechar datos y análisis y mejorar los procesos de cobro en efectivo, los proveedores deben considerar formas de capturar ingresos que se han pasado por alto. Una de las mejores opciones es revisar los contratos de los pagadores y maximizar los acuerdos existentes.
El primer paso es establecer un buen sistema de adjudicación de contratos y aprovechar datos y análisis para identificar diferencias de las tendencias esperadas. Esto puede llevar meses y una cantidad significativa de análisis de datos. Muchos proveedores no tienen la sofisticación y las herramientas necesarias para calcular reembolsos esperados precisos y luego también agrupar problemas similares para perseguir montos adeudados. Establecer sistemas para capturar y tener un equipo dedicado para trabajar en las diferencias identificadas y directamente con los pagadores para resolver son las claves del éxito.
Otra área que ofrece una oportunidad significativa de ingresos adicionales es optimizar la captura de cargos y codificación. Con las escaseces de personal de hoy, muchos líderes del ciclo de ingresos se encuentran con un equipo menos experimentado. Debido a que nuestra industria es tan compleja, puede llevar años para que el nuevo personal se vuelva competente en las prácticas de codificación y facturación. Hasta que eso suceda, los errores son muy probables, lo que significa que los proveedores pueden experimentar más rechazos y cancelaciones, reembolsos inexactos o demorados, y más trabajo para un equipo que ya está sobrecargado. La forma más efectiva de mitigar este desafío es a través de una capacitación integral y certificación conectada a los indicadores clave de rendimiento e incentivos.
Finalmente, los proveedores pueden descubrir el potencial de ingresos al centrarse en los desafíos de recuperación infrautilizados como la facturación secundaria. Esto requiere capacitación adicional para el personal y esfuerzo adicional durante la cobertura y verificación de elegibilidad. Aprovechar la tecnología de facturación automatizada puede ayudar a agilizar este proceso al identificar posibles planes de seguro secundarios desde el principio. Otro factor crítico para mejorar la facturación secundaria es verificar dos veces las pautas de presentación oportuna. Los reclamos secundarios presentados después de la fecha límite serán denegados, y las fechas límite de presentación oportuna son algunas de las más difíciles de revertir.
Poniéndolo todo junto
A medida que nuestra industria continúa su camino hacia la atención basada en el valor, modelos de pagadores en evolución y regulaciones cada vez más estrictas, los procesos del ciclo de ingresos se volverán aún más complejos. Los proveedores pueden prepararse evaluando y optimizando continuamente sus procesos del ciclo de ingresos siguiendo las pautas presentadas anteriormente. Sin embargo, muchos proveedores simplemente no tienen los recursos o la capacidad para implementar de manera efectiva estas estrategias. Para estas organizaciones, asociarse con expertos en el ciclo de ingresos puede ayudar.